[Schule NRW 02-21]

Die Digitalisierung betrifft im schulischen Bereich nicht nur den Unterricht und die Infrastruktur der Schulen. Digitalisierung leistet auch einen enormen Beitrag zur Erleichterung der Arbeit und Entlastung unserer Lehrkräfte.

Im Juni 2018 hatte Schul- und Bildungsministerin Yvonne Gebauer im Rahmen einer landesweiten Schulleiterdienstbesprechung der Berufskollegs angekündigt, das Vorprüfungsverfahren zu digitalisieren. Ziel ist die Optimierung des Prüfungsmanagements und die Entlastung aller am dezentralen Prüfungserstellungsprozess der Berufskollegs beteiligten Akteure.

©MSB NRW

Jetzt ist es soweit: Mit dem Online-Fachverfahren DiVa-BK – Digitale Vorprüfung dezentraler Abschlussprüfungen am Berufskolleg – startet ein Vorhaben in die Erprobung, das diesen Zielen entspricht und das es so in der Schullandschaft von Nordrhein-Westfalen bislang noch nicht gegeben hat.

An den rund 400 Berufskollegs in Nordrhein-Westfalen werden jährlich insgesamt etwa 8.000 verschiedene Abschlussprüfungen erstellt und zur Genehmigung der jeweils zuständigen Bezirksregierung - bisher auf dem Postweg - vorgelegt.

Nach kurzer Entwicklungszeit konnte das Projekt mit 169 ausgewählten Berufskollegs aus allen fünf Regierungsbezirken mit unterschiedlichen Bildungs­gängen sowie unterschiedlichen Prüfungsfächern im Januar 2021 in die Erprobung starten. Im Livebetrieb können Lehrkräfte aus den Vorprüfungsausschüssen in den ausgewählten Berufskollegs sowie die Dezernentinnen und Dezernenten der Bezirksregierungen die Funktionalitäten erproben und auf ihre Praxistauglichkeit testen.

Mühsame Sortierarbeiten in den Schulen fallen zukünftig weg und zur Vorbereitung der Arbeit in den Vorprüfungsausschüssen müssen die Berufskollegs die Informationen zu einem Prüfungsvorschlag nicht mehr in Papierdeckblattformularen ausfüllen. Stattdessen finden sie für jeden einzureichenden Prüfungsvorschlag diese sich jedes Jahr wiederholenden Daten in der neuen Webanwendung bereits vor. Sie brauchen nur noch die jährlich wechselnden Informationen online ergänzen und den eigentlichen Prüfungsvorschlag als PDF-Dokument mit möglichen Anlagen hochladen.

Das neue Online-Fachverfahren erleichtert das Genehmigungsverfahren für die Prüfungsaufgaben zukünftig erheblich. Eine Zuordnung einzelner Prüfungsvorschläge zu den zuständigen verantwortlichen Personen in der jeweiligen Bezirksregierung muss nicht mehr physisch erfolgen und auch die eigentliche Vorprüfung kann in elektronischer Form durchgeführt werden. Dabei können die Schulen den Bearbeitungsstand jederzeit einsehen. Die Ergebnisse der Vorprüfung werden für die Berufskollegs zum Download hinterlegt. Somit hält die Digitalisierung Einzug in das Genehmigungsverfahren von dezentralen Abschlussprüfungen der Bildungsgänge der Berufskollegs.

Das Vorhaben trifft bei den Berufskollegs bisher auf große Zustimmung, da es das Prüfungsmanagement deutlich effizienter gestaltet. Mit DiVa-BK findet nicht nur ein Umdenken im Kontext von Verfahrensweisen statt, sondern es stellt als modernes, landeseinheitliches Web-Tool vielmehr einen wirksamen Beitrag zur Qualitätsentwicklung und auch Entlastung der Lehrkräfte am Berufskolleg dar. Somit bleibt mehr Zeit für die pädagogische Arbeit.

Die Umstellung wird sicherlich für alle Beteiligten im ersten Schritt eine Herausforderung sein. Angesichts der geschilderten Vorteile ist es jedoch eine lohnenswerte Investition. Die Erkenntnisse dieses Projektes werden den Digitalisierungsprozess der öffentlichen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen voranbringen. Denn DiVa-BK ist das Ergebnis eines Projektes zur Geschäftsprozessoptimierung des Ministeriums für Schule und Bildung des Landes NRW im Landesprogramm Digitale Verwaltung NRW und ist am 14. Januar 2021 gestartet.  

Das Projekt wurde von Beginn an eng durch die Bereiche Berufliche Bildung und E-Government im Schulministerium sowie die BR Köln begleitet. In Kooperation mit IT.NRW und dem beauftragten externen Entwicklungsunternehmen konnte die nun vorliegende maßgeschneiderte Testversion in einem agilen Softwareentwicklungsprozess unter Einbindung der Schulen in Zusammenarbeit mit den Bezirksregierungen entwickelt werden. Nicht nur alle Bezirksregierungen waren kontinuierlich über regelmäßig stattfindende Sitzungen des Lenkungsausschusses in den Prozess eingebunden, sondern alle Nutzenden konnten durch ihre Fragen und Hinweise maßgeblich zur Entwicklung von DiVa-BK beitragen. Dabei wurden und werden die Hauptpersonalräte sowie die Hauptschwerbehindertenvertretungen stets in den weiteren Entwicklungsprozess eingebunden.

Auch Schul- und Bildungsministerin Yvonne Gebauer bekräftigt, dass dieses Programm aufgrund der jetzigen Pandemiesituation genau zum richtigen Zeitpunkt kommt. Die Berufskollegs, die nun als Pilotschulen fungieren, können ihre Vorschläge online über das Fachverfahren einreichen und werden somit unabhängig von Postlaufzeiten. Die Prüfungsausschüsse, die digital eingereichte Prüfungsvorschläge bearbeiten, können ihre Arbeit auf digitalem Weg und damit ohne Ansteckungsrisiko durchführen.

Das Fachverfahren erfüllt dabei sowohl alle IT-bezogenen (wie Datenschutz, Verfügbarkeit, Barrierefreiheit) als auch prüfungsrechtlich relevanten Kriterien (Authentizität, Identität und Geheimhaltung). Darüber hinaus wird damit dem Anliegen der Landesregierung, Schulen von Verwaltungsaufgaben zu entlasten, Rechnung getragen.

Nach Abschluss des ersten Durchgangs an den Pilotschulen ist eine Evaluation vorgesehen. Das MSB sieht den Rückmeldungen zu DiVa-BK gespannt entgegen und freut sich auf die Weiterentwicklung, die dadurch vorangebracht wird.

Autorinnen: Nadine Passia/MSB NRW und Sylvia Wimmershoff/Bezirksregierung Köln