In den meisten Schulen bestehen neben dem Verwaltungspostfach (schulnummer.dienst [at] schule.nrw.de (schulnummer[dot]dienst[at]schule[dot]nrw[dot]de)) und dem allgemeinen Schulmailpostfach (schulnummer [at] schule.nrw.de (schulnummer[at]schule[dot]nrw[dot]de)) zum Teil zahlreiche eigene E-Mail-Adressen, die von den Schulen selbst oder den Schulträgern eingerichtet worden sind.

All diese Postfächer, also auch die verschiedenen Schulmailpostfächer lassen sich problemlos in lokale Mailprogramme (Thunderbird, Outlook usw.) als Konto einbinden. Dabei können auch verschiedene Mailpostfächer (allgemeines Schulmailpostfach, Verwaltungspostfach, Postfächer der Schulleitung/Schule bei anderen Anbietern) als unterschiedliche Konten in einem lokalen Mailprogramm eingebunden werden. Es müssen dann nicht mehr verschiedene Internetmailzugänge auf Eingänge kontrolliert werden, sondern alle Mails werden unmittelbar durch das Mailprogramm abgerufen und verwaltet. Sie können also bequem über einen Zugang auf alle vorhandenen Postfächer zugreifen; Umleitungen sind daher auch nicht erforderlich.

Um die verschiedenen Postfächer und die hierüber eingehenden Mails ordnungsgemäß verwalten zu können, sollten einige einfache organisatorische Grundregeln beachtet werden.

Allgemeine Regeln

• Organisieren Sie sämtliche E-Mail-Postfächer übersichtlich und identifizierbar in Ihrem lokalen E-Mail-Programm. Erläuterungen, wie das geht, finden Sie hier.
• Regeln Sie eindeutig und unmissverständlich, wer für die Sichtung und Bearbeitung welcher E-Mails zuständig und verantwortlich ist. Vergeben Sie ggf. entsprechende Zugangsberechtigungen.
• Stellen Sie sicher, dass E-Mails bei Abwesenheit der zuständigen Personen bearbeitet oder zumindest gesichtet werden. Wenn Sie einen vorhandenen Abwesenheitsassistenten nutzen wollen, bedenken Sie mögliche Missbrauchsgefahren, etwa mit Blick auf Spams bei Übermittlung weiterer personenbezogener Daten in der Abwesenheitsnotiz.
• Wenn eine Beantwortung nicht in angemessener Frist möglich ist, senden Sie möglichst eine Zwischennachricht.
• Treffen Sie klare und verbindliche Regelungen zur Archivierung, z. B. speichern Sie wichtige Dokumente auf Ihrer Festplatte oder drucken Sie diese aus.
• Wenden Sie sich bei Auffälligkeiten, Problemen oder bei Unterstützungsbedarf an die Servicestelle bei IT.NRW (support [at] schule.nrw.de (support[at]schule[dot]nrw[dot]de)).
• Benutzen Sie immer einen Virenscanner, auch wenn Schulmails grundsätzlich zentral auf Viren geprüft werden.

Regeln für den elektronischen Posteingang

• Schauen Sie möglichst mehrmals täglich nach, ob neue Post eingegangen ist.
• Prüfen Sie, ob E-Mails der Schulleitung vorgelegt werden müssen.
• Öffnen Sie keine E-Mails zweifelhafter Herkunft (sog. Spam), insbesondere keine Anlagen hierzu.
• Lassen Sie sich bei auf den ersten Blick plausibel klingenden Nachrichten mit Schockeffekt (z.B. unerwartete Abbuchungen, Anzeigen, Katastrophenmeldungen etc.) nicht zu voreiligen Handlungen verführen. Häufig führen diese Handlungen dazu, dass sich Schadsoftware auf ihrem Rechner einnistet.
• Führen Sie unaufgefordert übersandte Programme oder Skripte nicht aus.
• Auf Spam Nachrichten sollten Sie nicht antworten, da die Absender in der Regel gefälscht sind.

Regeln für den elektronischen Postausgang

• Geben Sie jeder elektronischen Nachricht einen sachgerechten, aussagekräftigen Betreff.
• Fügen Sie Anlagen nur bei, wenn dies unbedingt erforderlich ist. Bezeichnen Sie Anlagen möglichst treffend.
• Personenbezogene Daten oder sonstige vertrauliche oder sicherheitskritische Informationen dürfen nur verschlüsselt per E-Mail verschickt werden.
• Prüfen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger sorgfältig, um den Versand an unautorisierte Empfänger zu verhindern.
• Wenn Sie eine Vielzahl von Empfängerinnen oder Empfänger adressieren wollen, sollten Sie die Adressen nur in das BCC-Adressfeld und sich selbst in das AN-Adressfeld schreiben. Sollte einer der Empfänger Schadprogramme auf seinem System haben, können diese dann nicht die Adressen aus Ihrer Mail verwenden, um sich zu verbreiten. Wenn Sie so vorgehen, sollten Sie aber im Text der Mail darauf hinweisen, dass die Mail auch andere Empfänger adressiert war.
• Verwenden Sie eine einheitliche Absenderkennung mit Name, Bezeichnung und Adresse der Schule, sowie möglichst Telefonnummer, E-Mail- und Internetadresse.
• Verwenden Sie wegen der Missbrauchsgefahr keine eingescannte Unterschrift.