Das Ministerium für Schule und Bildung stellt jeder Schule mit dem Verfahren SchulMail.NRW über den SchulMail-Server mindestens zwei Postfächer zur Verfügung.

Das sogenannte Verwaltungspostfach ist ausschließlich für den Informationsaustausch zwischen der Schulaufsicht des Landes und den Schulen vorgesehen. Eine Nutzung durch andere Absender ist nicht möglich, die E-Mails werden dann vom Mailserver mit einer entsprechenden Rückantwort an den Sender zurückgewiesen. Somit kann das Verwaltungspostfach nicht durch Spam-Nachrichten belastet werden. Um die Erreichbarkeit der Schulen durch die Schulaufsicht uneingeschränkt zu gewährleisten, darf das Verwaltungspostfach nicht auf E-Mail-Postfächer anderer Provider umgeleitet werden.
E-Mails des Ministeriums für Schule und Bildung an die Schulen werden - soweit sie von allgemeinem Interesse sind - im SchulMail-Archiv veröffentlicht.

Daneben wird ein allgemeines Schulmailpostfach zur Verfügung gestellt, das von der Öffentlichkeit zum Kontakt mit den Schulen genutzt werden kann. Diese E-Mail-Adressen der Schulen werden im Bildungsportal des Schulministeriums über die Funktion "Schule suchen" veröffentlicht.

Während die Adressen der Verwaltungspostfächer einheitlich schulnummer.dienst [at] schule.nrw.de (schulnummer[dot]dienst[at]schule[dot]nrw[dot]de) lauten, tragen die allgemeinen SchulMail-Postfächer die Bezeichnung schulnummer [at] schule.nrw.de (schulnummer[at]schule[dot]nrw[dot]de).

Jedes dieser Postfächer kann in der Summe Daten (E-Mails und Anhänge) von 75-125 MB aufnehmen.

Sie können Schulmails, d. h. E-Mails, die bei Ihnen über die o. g. Postfächer eingehen, mit lokalen E-Mail-Programmen oder webbasierten E-Mail-Programmen bearbeiten.

Umgang mit SchulMail in der Praxis

• Sollte eine SchulMail das maximale Datenvolumen des Empfängerpostfachs von 75-125 MB übersteigen, so wird der Sender automatisch darüber informiert, dass seine Nachricht nicht zugestellt werden konnte. Das gesamte Datenvolumen eines Postfachs berechnet sich dabei aus den Nachrichten, die in sämtlichen Unterordnern gespeichert sind (auch der Gelöscht-Ordner zählt). Schulen mit vollen Verwaltungspostfächern werden von IT.NRW z.B. per Telefonanruf aufgefordert, ihr Postfach zu bereinigen.
• Wenn Sie eines ihrer beiden Passwörter vergessen haben sollten, dann können Sie auf dieser Seite ein neues Passwort anfordern. Die Servicestelle für Schulen von IT.NRW wird Sie dann auf ihrer offiziellen Telefonnummer der Schule anrufen und das neue Passwort mitteilen.

Abruf und Versand von E-Mails via SchulMail

Das Abrufen bzw. Senden von E-Mails via SchulMail kann auf zwei Wegen erfolgen:

• Sie können den Ein- und Ausgang ihrer Schulmails über einen sogenannten Desktop-Client, d.h. über ein lokales E-Mail Programm wie Outlook direkt von ihrem Rechner aus kontrollieren. Dazu müssen Sie innerhalb ihres E-Mail Programms den Abruf und den Versand von Schulmails per POP3 bzw. SMTP einrichten. Wer lediglich zentrale Informationen sucht, aber auch diejenigen, die eine detaillierte Anleitung benötigen, um diesen Weg gehen zu können, finden hier weitere Informationen.
• Der zweite, auf den ersten Blick sicherlich einfachere Weg, besteht darin, sich über einen Browser (z.B. Microsoft Edge, Firefox) mit den Zugangsdaten in den Web E-Mail-Client von SchulMail einzuwählen. Dieser Weg mit seinen Vor- aber auch deutlichen Nachteilen ist hier detailliert beschrieben.

Es sei noch erwähnt, dass bei den allgemeinen Schulmailpostfächern über den Zugang des Web E-Mail-Clients eine Weiterleitung an beliebige andere E-Mail Postfächer eingerichtet werden kann. Diese Weiterleitung ist allerdings mit größter Sorgfalt zu betreiben, da fehlerhafte Weiterleitungen zum Verlust von Schulmails führen. Fehlerhafte Weiterleitungen können solche sein, die auf nicht (mehr) existierende Postfächer oder auf Postfächer von nicht mehr dem Kollegium angehörige Personen verweisen. Um diese Unsicherheit bei den Verwaltungspostfächern auszuschließen, sind Weiterleitungen aus Verwaltungspostfächern untersagt.